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    2023年9月期刊

    企業制度體系建設“五步法”

    企業制度體系,是員工在企業日常生產經營過程中共同遵守的規定和準則,是企業賴以生存和發展的基礎,是企業正常運營的保障機制。一家小公司,在制度不健全的情況下,依靠管理者的經驗和能力或許可以維持公司正常運營,當企業發展到一定規模,再單純依靠“人治”顯然是不夠的;大公司擁有較為復雜的組織架構和更多的員工,更需要依靠“法治”即規范的制度體系來保障公司的良好運營。成功的企業離不開健全的制度體系以及制度的有效執行。建立健全企業制度體系,可以采取以下五個步驟有序推進。

    ——編者語


    企業制度體系,是員工在企業日常生產經營過程中共同遵守的規定和準則,是企業賴以生存和發展的基礎,是企業正常運營的保障機制。一家小公司,在制度不健全的情況下,依靠管理者的經驗和能力或許可以維持公司正常運營,當企業發展到一定規模,再單純依靠“人治”顯然是不夠的;大公司擁有較為復雜的組織架構和更多的員工,更需要依靠“法治”即規范的制度體系來保障公司的良好運營。成功的企業離不開健全的制度體系以及制度的有效執行。建立健全企業制度體系,可以采取以下五個步驟有序推進。

    企業制度體系建設“五步法”

     

    第一步,構建企業制度體系框架

    構建企業制度體系框架,簡單地說就是要明確企業需要制定哪些制度,并對制度進行分層、分類,明確不同制度之間的關系。從求是咨詢實踐經驗來看,許多企業缺乏對制度體系框架的頂層設計和系統思考,在實際經營過程中,經常是遇到問題感覺缺少制度就臨時制定制度,然后不停地“打補丁”。由于這些制度缺乏整體規劃,不同制度由不同部門制定,各部門對企業其它部門制定的制度缺乏足夠了解,造成企業制度體系混亂,經常出現關鍵制度缺失、不同制度之間相互掣肘等現象。完善的制度體系應該系統規劃,“橫到邊、縱到底”,能夠覆蓋企業日常運營的各個環節。

    通常情況下,企業制度從橫向上可以分為五大類:公司治理類、基礎管理類、業務管理類、職能管理類、監督控制類,每個大類中再劃分為若干個子類。

    企業制度橫向分類示意圖
     

    以公司治理類制度為例,在各子類之下通常還包括以下具體制度:《章程》、《股東(大)會議事規則》、《黨組織會議事規則》、《董事會議事規則》、《監事會議事規則》、《總經理辦公會議事規則》(或《總經理工作細則》)、《董事會各專門委員會工作細則》(如董事會下設專門委員會)、《董事會秘書工作細則》、《貫徹落實“三重一大”決策制度實施辦法》、《“三重一大”事項決策權責清單》等。其中《章程》是公司制企業注冊成立必須要依據《公司法》制定的制度,是公司的“根本大法”,在企業制度中具有權威性、唯一性、根本性和不可隨意更改性。

    除以上類別制度,國有企業還需要重點從兩個方面強化制度體系建設:一方面,需要依據財政部等五部委聯合發布的《企業內部控制配套指引》等內控政策,滿足國企制度體系建設合規性方面的要求;另一方面,需要強化黨建管理類制度體系建設,具體包括黨組織管理、紀檢管理、工會管理、團委管理等子類別制度。

    企業制度從縱向上來看,根據管理的層次、幅度和授權決策次序,企業制度可以分四個層級:第一級為公司治理類制度;第二級為基礎(或基本)管理類制度;第三級為業務管理類制度、職能管理類制度和監督控制類制度;第四級為具體操作規范及手冊,如質量手冊等。在制定下級制度時,應依照上級制度的精神和思路制定,下級制度不得與上級制度相沖突。

    企業制度縱向分層示意圖

     

    第二步,對現有制度進行系統評估

    完成企業制度體系框架構建之后,需要將新構建的制度體系框架與現有制度進行對照分析,梳理缺失的制度和應廢止的制度;并對現有制度進行評估,梳理需要修訂完善的制度。

    現有制度可以從以下幾個維度著手進行系統評估:管理目標是否明確?管理內容是否完整?制度結構是否清楚?制度權責是否明晰?是否有利于有效執行?是否有利于檢查考核?制度形式是否清晰明了、重點突出、易讀懂、可傳遞?

    企業現有制度評估示意表
     

    基于新構建的制度體系框架與現有制度對照分析情況,以及現有制度評估情況,制定清晰的企業制度體系建設計劃,明確需要新增、修訂、廢止的制度有哪些,以及具體的責任部門與時間計劃安排。

    企業制度體系建設計劃示意表

     

    第三步,制定或修訂制度文件

    企業制度的制定要遵循以下四個原則:

    ﹡一是全面性。制度體系在深度和廣度上支持運營管理,杜絕制度真空;

    ﹡二是操作性。制度內容的原則性與可操作性相結合,杜絕流于形式;

    ﹡三是系統性。制度內容之間相互配套,杜絕矛盾沖突;

    ﹡四是穩定性。制度在一定時期內具有相對確定性,禁止朝令夕改。

    規范的企業制度通常由封面、次封面、目錄、標題、正文、附錄等部分組成。

    企業制度封面應由標題、制度(企業標準)編號、發布日期及實施日期等組成。

    企業制度次封面應套用封面格式并標識編制、校對、審核、形式審查、審定人員的姓名。

    制度正文是制度的關鍵所在,從格式到內容都應該盡可能規范。內容較簡單的制度可按“一條到底”式逐條編寫,內容較多的制度則應采用“分章貫條”式編寫,每個部分冠以小標題、標題前面的序號用第一章、第二章……表示,每個部分下分若干條時,用第一條、第二條……表示,正文所有條連續編號;層次較多時,若干條下設順序編號(一)、(二)、(三)……,其下按1、2、3……進行編號,再其下又可按(1)、(2)、(3)……進行編號。

    制度正文內容可參考以下指導性框架進行編寫或修訂:

    (一)總則  

    總則主要包括以下內容:目的(明確該制度要解決的實際問題和要達到的控制目標);適用范圍(明確該制度的適用范圍或應用領域);特定術語(如需要,應對該制度中使用的概念、定義和標準給出一個完整、統一和明確的解釋);相關部門/人員的職責(明確該制度的歸口管理部門、相關部門,及其職責和權限);制定原則和依據文件(制度制定需要遵循的相關原則和本制度相關依據文件)。

    (二)主體內容  

    明確該制度所要闡述的具體內容、項目和要求,包括所涉及到的程序、方法、措施、評估和控制方法及標準等,當內容與要求涉及部門較多時,應明確各部門間的協作關系、協作方式和相互制約關系,程序化的內容應盡可能按照流程的要求編制,并附相關流程圖。主體內容可按層次分章、條編寫。

    (三)附則  

    明確該制度文件的解釋部門、實施的起始日期等。

    企業制度的附錄應包括與該制度文件相關的流程圖、表單等。

    制定制度時,由于某種原因,只需要在短時間內執行,或需要等待條件成熟后修改,可在制度名稱后加“暫行”二字。“暫行”制度最長不得超過一年,制度起草部門應在暫行期過后,及時對制度進行修訂或廢除;無需修訂的,由制度管理部門取消“暫行”式樣,并在企業內部進行通知。

    不成熟或在企業從未執行過,又不能準確地估計出執行效果的制度,可在制度名稱后加“試行”二字。制度起草部門必須在一年后作出總結進行修訂或廢除;無需修訂的,由制度管理部門取消“試行”式樣,并在企業內部進行通知。

     

    第四步,完善配套流程、表單文件

    流程與制度是企業管理中相互聯系、相互影響的一對,在一定條件下可以相互轉化。許多制度本身就對程序有著具體規范性要求,流程、表單是制度的有機組成部分。

    企業制度配套流程、表單的設計需要遵循以下原則:

    一是簡潔易懂。避免因過多的信息、錯綜復雜的呈現方式導致使用者難以理解;

    二是邏輯清晰。流程、表單的邏輯、步驟應清晰、合理;

    三是要素齊全。以表單為例,一般包括:表單名稱、版本號、表頭信息、具體內容信息、簽批意見、填表說明等要素。

    此外,表單還可以設計必要的模板及填寫好的示例,從而幫助使用者更好地去理解和使用。

     

    第五步,對制度進行宣貫和檢查評估

    制度設計的完善性和執行的有效性,是制度體系建設的兩個關鍵環節。完成制度體系設計后,還需要對制度成果文件進行宣貫、跟蹤檢查、持續修訂,這樣制度才能有效落地執行,并完成PDCA(計劃、執行、檢查、處理)這一閉環管理。許多企業將制度體系建設等同于制度體系設計,完成制度體系設計后,雖然進行了制度的發布,卻鮮有人知,然后多年束之高閣。

    企業應該高度重視制度的宣貫與后續管理工作,制定制度宣貫工作計劃,對宣貫主體、宣貫內容、宣貫對象、宣貫方式等進行統籌考慮,促進各項制度的貫徹執行;并定期對制度設計的完善性和執行的有效性進行檢查和評估,對出現的問題進行總結分析,進一步完善制度、強化執行,以適應企業的發展。

     

    作者:北京求是聯合管理咨詢有限責任公司 陳高杰

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